Nivel OrganizaciónCompras
Estados de Orden de Compra
Flujo de estados y transiciones de las órdenes de compra
Las órdenes de compra pasan por diferentes estados que representan su ciclo de vida, desde la creación hasta la recepción completa.
Diagrama de Estados
Descripción de Estados
| Estado | Código | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | draft | OC creada pero no enviada. Se puede editar libremente. |
| Pendiente | pending | Enviada para aprobación. No se puede editar. |
| Aprobada | approved | Aprobada internamente, lista para enviar al proveedor. |
| Enviada | sent | Enviada al proveedor, esperando mercadería. |
| Parcial | partial | Se recibió parte del pedido. |
| Recibida | received | Todo recibido o cerrada. Estado final. |
| Cancelada | cancelled | Anulada sin procesar. Estado final. |
Transiciones Permitidas
Borrador → Pendiente
- Acción: Enviar para aprobación
- Quién puede: Creador o superior
- Requisitos: Al menos un producto en la orden
Pendiente → Aprobada
- Acción: Aprobar orden
- Quién puede: Aprobador autorizado (gerente, admin, propietario)
- Consideraciones: Verifica precios y cantidades
Pendiente → Borrador
- Acción: Rechazar para corrección
- Quién puede: Aprobador
- Efecto: Vuelve a editable con comentarios
Aprobada → Enviada
- Acción: Marcar como enviada al proveedor
- Quién puede: Encargado de compras
- Opciones: Generar PDF, enviar por email
Enviada → Parcial/Recibida
- Acción: Registrar recepción
- Quién puede: Personal de bodega
- Efecto: Actualiza inventario
Cancelar
- Estados que permiten cancelar: Borrador, Pendiente, Aprobada
- Quién puede: Creador (borrador), Aprobador (otros)
- Requisito: Motivo de cancelación
Permisos por Rol
| Rol | Crear | Enviar | Aprobar | Recibir | Cancelar |
|---|---|---|---|---|---|
| Propietario | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Administrador | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gerente | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Empleado | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | Propias |
| Visualizador | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Configurar Aprobaciones
Puedes configurar reglas de aprobación automática:
- Ve a Configuración > Compras
- En Reglas de Aprobación, configura:
| Regla | Descripción |
|---|---|
| Monto máximo sin aprobación | OCs menores se aprueban automáticamente |
| Aprobadores por monto | Diferentes niveles según el total |
| Aprobación por proveedor | Algunos proveedores sin aprobación |
Historial de Estados
Cada cambio de estado queda registrado:
| Información | Descripción |
|---|---|
| Estado anterior | De dónde venía |
| Estado nuevo | A dónde cambió |
| Fecha/Hora | Momento del cambio |
| Usuario | Quién realizó la acción |
| Comentarios | Notas del cambio |
Ver Historial
- Abre la orden de compra
- Haz clic en Historial o el ícono de reloj
- Verás la línea de tiempo completa
Notificaciones por Estado
| Cambio | Notificación a |
|---|---|
| Borrador → Pendiente | Aprobadores |
| Pendiente → Aprobada | Creador |
| Pendiente → Rechazada | Creador (con comentarios) |
| Aprobada → Enviada | Ubicación de recepción |
| Enviada → Recibida | Creador, Finanzas |
Casos Especiales
OC Urgente
- Marca como urgente al crear
- Notificación prioritaria a aprobadores
- Puede tener reglas de aprobación diferentes
OC Programada
- Crea la OC con fecha futura
- Se mantiene en borrador hasta la fecha
- Se envía automáticamente según configuración
OC Recurrente
- Plantillas para pedidos frecuentes
- Genera OC automáticamente según frecuencia
- Revisa antes de aprobar cada vez